Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1 et Règlement sur les incidents de confidentialité;

Loi sur le Barreau, chapitre B-1 et Code de déontologie des avocats

1. Objectifs de la politique

Encadrer la collecte, l’utilisation, la conservation et la divulgation des informations personnelles en accord avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé dans le but de protéger la vie privée et l’intimité des personnes qui nous offrent leur confiance. La politique permet également de connaître les modalités pour accéder à ces informations, les modifier et pour accéder au système de plainte en cas de besoin.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Me Joannie Tardif, avocate
jtardif@lbaavocats.com
(450) 266-1700

3. Définitions

Renseignements personnels: ils permettent d’identifier l’individu; par exemple, le nom, le sexe, l’âge et l’adresse de résidence sont considérés comme des renseignements personnels. Ce n’est toutefois pas le cas des informations concernant la personne morale, par exemple une entreprise, comme la loi prévoit que ses renseignements doivent être publics.

Renseignements sensibles: certains renseignements qui relèvent de la santé de l’individu, de ses finances ou de son intimité sont considérés sensibles et seront traités différemment en raison des risques que leur divulgation pourrait entraîner. Une faillite antérieure ou un diagnostic médical en sont des exemples.

4. Consentement

Le consentement à la collecte, utilisation, conservation et divulgation des renseignements personnels doit être libre et éclairé; de surplus, lorsque la personne est mineure, elle doit avoir 14 ans et plus pour être en mesure de consentir.

En requérant un mandat de représentation auprès d’un(e) avocat(e), nous assumons que vous consentez à lui partager vos coordonnées et les données relatives à la situation qui motive votre demande. Un consentement explicite pourrait être exigé pour la collecte de certaines informations sensibles si l’avocat(e) le juge nécessaire. Les renseignements collectés ne seront pas utilisés à d’autres fins que le dossier en cours.

Il est à noter qu’en plus de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, l’avocat(e) est également lié par le secret professionnel, limitant la possibilité de divulgation des éléments au dossier en raison des règles établies par son Ordre professionnel. Votre consentement est requis pour divulguer les renseignements du dossier à qui que ce soit. Selon les circonstances, votre consentement peut être tacite, par exemple si vous acceptez qu’un document soit déposé à la cour, vous acceptez également que les informations qu’il contient soient divulguées sans qu’on vous demande un consentement de manière explicite.

Le consentement peut ne pas être requis pour divulguer des renseignements en cas d’urgence si votre vie ou la vie d’une autre personne est en danger imminent en accord avec le Code de déontologie des avocats.

5. Conservation des renseignements

Les renseignements personnels sont conservés pendant une durée de sept ans pour des fins professionnelles et sont par la suite détruits en suivant les plus hauts standards de protection de manière à assurer que le contenu des documents autant technologiques que papiers demeure confidentiel.

6. Exactitude des renseignements, droit d’accès et de modification

Le cabinet fait les efforts raisonnables pour que les renseignements collectés soient complets, exacts et à jour. Une fois le dossier terminé, les renseignements ne seront pas mis à jour sauf si de nouveaux événements l’exigent.

Sous réserve des documents protégés par une disposition de la loi ou le privilège professionnel de l’avocat(e), vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels dont le cabinet dispose et d’y apporter des modifications dans l’éventualité où une information serait erronée. Pour accéder et modifier vos renseignements le cas échéant, veuillez vous adresser à la responsable de la protection des renseignements personnels.

7. Responsabilité et mesure de sécurité

Le cabinet a la responsabilité de protéger les données qui lui sont confiées. L’accès aux informations est contrôlé pour s’assurer que seules les personnes qui ont besoin des renseignements dans le cadre de leurs fonctions puissent y accéder.

Des mesures de sécurité sont en place pour éviter qu’une personne mal intentionnée ou qu’une erreur ne génère une fuite des renseignements qui nous sont confiés. Par exemple, les documents informatiques du cabinet sont hébergés sur des serveurs sécurisés localisés au Québec qui sont conformes aux normes exigées par le Barreau du Québec et sont accessibles seulement pour les personnes disposant d’une autorisation.

Le cabinet s’assure également que les personnes qui le composent soient informées des mesures de sécurité en place et sensibilisées à la protection des renseignements personnels.

Si malgré les mesures en place un incident de sécurité entraînant un risque de préjudice sérieux concernant vos données survient, vous serez avisé de l’événement et des mesures en place par le biais de la Procédure de gestion des événements de sécurité.

8. Témoins de connexion (cookies)

Les témoins de connexion, communément appelés cookies, sont de petits fichiers envoyés à votre navigateur à partir d’un serveur Web et enregistrés sur votre ordinateur. Ils sont anonymes et ne sont en aucun cas utilisés pour collecter des renseignements personnels, mais uniquement à des fins de connexion, de prestation et d’amélioration des services. Ils permettent d’identifier votre logiciel de navigation d’une visite à l’autre et d’une page à l’autre à l’intérieur d’une session de façon à faciliter votre accès et votre navigation à l’intérieur du Site Web. Ces cookies pourraient être utilisés dans le Site Web du cabinet.

Vous pouvez à tout moment configurer votre navigateur pour qu’il empêche l’utilisation des témoins de connexion. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions et fonctionnalités offertes sur le Site Web. Par ailleurs, le cabinet utilise Google Analytics, un outil de mesure d’audience Web. Des informations concernant votre navigation sur le Site Web du cabinet sont recueillies, notamment :

• Les pages que vous consultez;
• La date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites;
• Les liens sur lesquels vous cliquez;
• Le type de système d’exploitation de votre ordinateur, ainsi que la langue de celui-ci;
• Le nom de votre fournisseur de services Internet;
• Votre position géographique;
• Votre adresse IP (anonymisée);
• L’adresse du site référant, si vous accédez au site à partir d’un autre site.

Ces informations servent à produire des statistiques et des rapports sur la navigation du Site Web et ainsi permettre d’offrir une prestation de services adaptés aux utilisateurs. Un utilisateur peut configurer son navigateur de façon à éviter l’enregistrement de Cookies et empêcher l’enregistrement de ces informations de navigation en installant sur votre ordinateur un module supplémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

9. Conformité, questions et plaintes

Si vous avez des questions en lien avec la présente politique ou si vous souhaitez formuler une plainte à son sujet, veuillez faire parvenir une description détaillée de la situation à la responsable des renseignements personnels à l’adresse courriel indiquée ci-haut. Si à la suite du processus votre insatisfaction persiste, vous êtes en droit de déposer une plainte à la Commission de l’accès à l’information du Québec en passant par le site web du commissaire : www.cai.gouv.qc.ca

10. Entrée en vigueur et mise à jour de la politique

La présente politique entre en vigueur le 22 septembre 2023.