L'IMPORTANCE DE TENIR À JOUR SON LIVRE DE SOCIÉTÉ ET L'INFORMATION DÉCLARÉE AUX REGISTRES GOUVERNEMENTAUX

La loi provinciale et son homologue fédérale (ci-après collectivement désignées la « Loi ») obligent, sauf exception, toute société à tenir un livre (ci-après désigné le « Livre de société ») dans lequel est consignée l’histoire de celle-ci depuis sa création jusqu’à sa dissolution. Le Livre de société doit contenir les éléments suivants :

• Les statuts, le règlement intérieur et toute convention unanime des actionnaires;
• Les procès-verbaux des assemblées et les résolutions des actionnaires;
• les nom et domicile des administrateurs en indiquant, pour chacun, les dates de commencement et de fin de leur mandat;
• le registre des valeurs mobilières.

À cette obligation de tenir un Livre de société, s’ajoute celle de le maintenir à jour. En effet, il est impératif de procéder, chaque année, à la période déterminée, à : l’adoption et l’approbation des états financiers, la ratification des actes posés par les administrateurs, l’élection des administrateurs, la nomination des dirigeants et à la nomination ou non d’un vérificateur et, dans ce cas, à la nomination d’un expert-comptable.

Or, le fait pour la société, qu’elle soit de régime provincial ou fédéral, de ne pas respecter la Loi, peut entraîner de fâcheuses conséquences pour elle, notamment : un financement retardé, la mise en péril d’une transaction avec un futur acheteur et l’impossibilité d’établir des décisions et/ou transactions passées lors d’une vérification fiscale.

À l’inverse, lorsque la société tient et maintient à jour le Livre de société, il est plus aisé pour elle, par exemple, lors d’une demande de financement, d’obtenir celui-ci puisque la conformité du Livre permettra au prêteur d’avoir rapidement l’heure juste quant à sa situation. De même, lors d’une vérification fiscale, la conformité du Livre de société servira à valider les informations inscrites aux états financiers transmis par la société. Enfin, un Livre de société conforme rassurera un éventuel investisseur ou partenaire d’affaires.

En résumé, le maintien à jour du Livre de société permet de retracer tout ce qui s’est passé durant toutes les années d’existence de la société et ainsi de connaître sa situation actuelle ou à une date bien précise.

Enfin, peu importe le régime auquel elle est soumise, la société a aussi l’obligation de maintenir à jour l’information déclarée aux registres gouvernementaux. En effet, chaque année, à la période déterminée, la société doit produire, selon le cas, sa déclaration de mise à jour annuelle et/ou son rapport annuel et en acquitter les droits et/ou les frais. En cas d’omission, elle s’expose à des pénalités administratives et à la radiation de son immatriculation ce qui emporte sa dissolution.

La consultation d’un cabinet d’avocats afin de procéder à la mise à jour annuelle comprenant, entre autres, le suivi des décisions corporatives, la vérification des registres gouvernementaux ainsi que la préparation des réunions et assemblées annuelles peut s’avérer être un outil indispensable pour la société.

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